Para comenzar a utilizar el sistema debemos definir los datos necesarios para configurar la transmisión. A continuación explicaremos como ingresar dichos datos al sistema.
Para acceder a configuración nos dirigimos a Archivo / Configuración, o presionamos la tecla F4.
Haciendo esto abrirá la siguiente ventana:
Como podemos ver el formulario está dividido en cinco pestañas / solapas:
Dentro de la solapa Declarante vemos los campos:
*Obligatorio.
*Recomendado y/o marcado por defecto.
Aquí definimos datos a validar, podemos indicarle al programa qué datos controlar al momento de importar. Es decir, lo que marcamos en esta sección será revisado al importar datos, si presenta algún tipo de error o el dato directamente no está, el programa nos mostrará un mensaje de error.
Por otro lado lo que aquí esté desmarcado será omitido por el programa, no importará si el dato que estamos importando existe, o si es correcto o no.
Aquí configuramos la vista indicando qué columnas queremos visualizar en el Panel de Guías, y en qué orden las queremos visualizar.
Cuáles queremos que aparezcan y cuáles no, lo definimos marcándolas o desmarcándolas . Mientras que el orden lo modificamos seleccionando la columna y subiéndola o bajándola con los botones arriba y abajo .
El orden de arriba hacia abajo en la lista "Datos de la Vista" sería equivalente a de izquierda a derecha en el Panel de Guías.
Por último, en la vista Mensajería podemos asignar determinados consignatarios / remitentes a determinados tipos de guías. Por defecto el consignatario / remitente va a ser tomado de lo que está declarado en la guía.
Sustituír Ascii mayores a 128 por: Podemos especificar que todo caracter que en la tabla ASCII es superior a 128 ( ejemplos: ü, é, â, ä, etc) sea sutituído por una letra o signo determinado.
También, aunque de manera opcional ya que podrán ser ingresados en el momento que sean necesarios y no excluyentemente con antelación, podremos utilizar el menú Archivo para el ingreso de Clientes y Transportistas.
Formulario de ingreso de cliente:
Se llenan los datos y click en Aceptar para confirmar ingreso.
Ventana de selección de cliente a modificar:
Click en
Ventana de cliente a eliminar:
Ventana de confirmación:
Exactamente el mismo procedimiento se repetirá para los Transportistas, y el asterisco rojo (*) siempre indicará qué campos a completar son obligatorios.
Continuando con el menú Archivo, mostraremos todas las opciones que lo completan.
En esta ventana vemos los vuelos que pueden ser archivados
Podremos seleccionarlos individualmente mediante click izquierdo dentro de la casilla que se ve en la imagen, o seleccionarlos todos haciendo click derecho / Marcar Todos.
Al hacer click en Marcar Todos quedan todos los manifiestos marcados.
Finalmente click en botón Archivar.
En Desarchivar vemos los vuelos ya archivados que podemos restaurar.
Para desarchivar hacemos el mismo procedimiento que para archivar.
Por último click en botón Desarchivar.
Al hacer click en Importar Guías nos aparecerá la siguiente ventana:
La metodología para seleccionar los conocimientos que queramos importar es la misma que en las ventanas de archivado y desarchivado. En vez de “Marcar todos” dice “Clickear Todos”.
Y al hacerlo quedarán todos los conocimientos con check.
Finalmente click en
En ocasiones la Aduana no podrá procesar en el momento los mensajes que enviamos y los deja pendientes. Yendo a Mensajes en Proceso podremos consultar el estado de estos envíos mediante check en la casilla que aparece junto al número de transacción y clickeando en el botónProcesar.
Por último Salir es otra manera, además de la cruz , de cerrar el programa.
Siguiendo con la barra de menús ( Archivo, Vistas, MSMRA, Acerca de… ), pasamos al menú Vistas, donde podremos filtrar la visualización de las guías por Solo las No Agrupadas o Todas las Guías.
En este menú tenemos la opción de generar, modificar, eliminar, imprimir y enviar un Mensaje Simplificado. Para la creación disponemos de cuatro opciones:
Accedemos al formulario "Mensaje Simplificado":
El formulario se divide en cuatro sectores:
En el área de Mercadería nos manejamos con el click derecho del mouse para acceder al menú contextual:
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Haciendo click en Agregar accedemos al formulario "Línea de Mercadería":
Completamos los datos:
Confirmamos con .
Llenamos los campos:
Con confirmamos el ingreso. Por otro lado con las opciones Modificar y Eliminar editamos y borramos, respectivamente, la información ingresada.
Seleccionando la opción Modificar accedemos al formulario que tendrá los datos previamente ingresados. No todos los campos son modificables.
Confirmamos con .
Mediante esta opción eliminamos la mercadería que hayamos cargado. Tener en cuenta que para esta eliminación el programa no solicitará confirmación.
Al igual que en "Mercadería" aquí nos manejamos con el botón derecho del mouse para acceder al menú contextual.
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Con la opción "Asignar a Todas las Mercaderías" accedemos al formulario "Contenedores":
Completamos los datos:
Confirmamos con .
Aquí veremos el detalle de las asociaciones del contenedor.
"Modificar Datos" nos permite editar el tamaño, y cambiar, quitar o agregar precintos. El número de contenedor NO es modificable.
Con esta opción eliminamos el contenedor sin previa solicitud de confirmación.
Por último tenemos "Documentos", opción que se manejaría de la misma manera que "Mercadería" y "Contenedores", mediante click derecho y el menú contextual, pero que por el momento está deshabilitada, no es funcional.
Cuando elegimos la opción desde movimiento de stock nos aparece el formulario "Generar DSMRA por Stock". Aquí primero que nada elegimos la Aduana y hacemos click derecho sobre el área en blanco.
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Mediante Agregar accedemos al formulario "Nuevo Movimiento".
Completamos los datos:
Confirmamos y veremos el stock listado:
Una vez hayamos agregado el/los stocks que necesitamos, clickeamos el botón Generar DSMRA:
Al clickear este botón el programa busca en Aduanas los datos de stock que ingresamos y descarga la información declarada por el depósito. De esta manera nos muestra el formulario "Mensaje Simplificado" con algunos datos ya completados, nos ahorramos ingresar datos de mercadería.
En caso de que haya habido algún error se mostrará en el panel que aparece debajo del botón Generar DSMRA. Ejemplo que el stock ya esté afectado y no tenga saldo:
Con Modificar accedemos al formulario "Nuevo Movimiento" donde podemos editar los datos que hayamos ingresado.
Con Eliminar borramos la línea. Tener en cuenta que en esta eliminación el programa no solicitará confirmación.
Finalmente tenemos la opción Pegar, con la cual podemos copiar y pegar un movimiento, o una lista de movimientos. Lo único que tenemos que hacer es tener los campos Depósito, Nro. Stock, Año y Destino separados mediante una tabulación ( tecla Tab, situada a la izquierda del teclado, encima de la tecla Bloq Mayús y debajo de la tecla con los signos º, ª y \ ).
Entonces en cualquier procesador de texto ( por ejemplo Bloc de Notas ) escribimos número de depósito, apretamos tabulador, escribimos número de stock, apretamos tabulador, escribimos año, apretamos tabulador y escribimos destino.
Ejemplo: 1891 1234567 2015 Destino.
Si respetamos el orden de los datos ( número de depósito - número de stock - año - destino ) y la separación entre ellos ( una tabulación ) podremos pegar los movimientos.
Aquí la idea es la misma que en el punto anterior, nos manejamos de la misma manera que en "Desde Movimiento de Stock".
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Al seleccionar Agregar aparece el formulario "Nuevo Manifiesto".
Ejemplo:
Luego de confirmar ( ) veremos el manifiesto listado en el formulario "Generar DSMRA por Manifiesto".
Cuando clickeamos el botón Generar DSMRA nos aparece el formulario "Mensaje Simplificado" donde vemos los datos que el programa obtuvo desde Aduanas. Ejemplo:
Mediante Modificar accedemos al formulario "Nuevo Manifiesto" y podemos corregir cualquiera de los datos que necesitemos editar.
Mediante Eliminar se quita la línea sin pedir confirmación.
Mediante "Imprimir" vamos al mismo formulario que veníamos viendo, donde elegimos el mensaje que queremos imprimir y veremos el reporte en el navegador:
Recordar que también tendremos la posibilidad de imprimir los MS ( numerados ) desde nuestro sitio: Mensaje Simplificado
Esta opción nos muestra el formulario "Leer Operación":
En este ejemplo que vemos arriba el único mensaje modificable sería el que se llama "EJEMPLO MANUAL COURIER", ya que podemos ver que no está numerado ( ícono de carpeta abierta y Número DS = 0 ). Lo resaltamos:
Por otro lado aquellos MS con el tick verde están numerados y no podremos modificarlos, solo darlos de baja.
Ingresamos al formulario "Eliminar MSMRA", el cual tiene el mismo formato que venimos viendo.
Seleccionamos el mensaje que queremos eliminar:
El programa nos solicitará confirmación:
Al confirmar, si el mensaje está numerado ( ) se generará un mensaje de tipo baja que podremos enviar desde Enviar DNA WS. Si el mensaje, como en el ejemplo, no está numerado ( ), simplemente se borrará.
Desde el formulario "Envío de MS vía WS a Aduana" hacemos los envíos de alta y baja.
Y la última opción de la barra de menúes es Acerca de…, que tiene dos ítems, Acerca de... y Novedades. La primera nos mostrará la versión del programa e información de contacto de ImportSys Ltda.
Mientras que la segunda nos redireccionará a un sitio de ImportSys donde visualizamos los cambios que trajo consigo la versión del programa que tenemos instalada. Click aquí para ver ejemplo.
En el Courier el área de trabajo principal se divide en dos paneles. El Panel de Manifiestos, sobre la izquierda, que es donde crearemos los vuelos, y el Panel de Guías, donde vemos los conocimientos pertenecientes a los manifiestos, o que están pendientes de asignación como vimos anteriormente.
De la barra de menús pasamos a la barra de botones
En esta barra nos encontramos con los botones:
El botón Nueva Guía se usa para crear un conocimiento, al clickearlo aparecerá en pantalla el formulario para completar los datos.
Tras llenar los datos...
...y clickear en se podrá visualizar en el Panel de Guías...
Importante saber que hay que tener en cuenta donde estamos creando la nueva guía, es decir, si al presionar el botón Nueva Guía no teníamos ningún manifiesto seleccionado en el Panel de Manifiestos la guía quedará en Pendientes.
En caso de tener seleccionado algún manifiesto en el momento de hacer click en Nueva Guía, esta se creará dentro del mismo.
Para el uso del botón Modificar Guía si es necesario tener una guía seleccionada, la acción de modificar se aplicará a la guía que esté marcada.
Lo que hará es abrir el mismo formulario que abre el botón Nueva Guía, solamente que ahora no estará en blanco, tendremos datos que hemos ingresado.
El botón Actualizar DNA verifica la información que hay en el programa y lo que está declarado en Aduanas y realiza las actualizaciones pertinentes para que en el Courier tengamos lo mismo que está declarado.
En el Panel de Manifiestos primero que nada tenemos que seleccionar el tipo de vuelo, el cual puede ser de ingreso (IMPORT) o egreso (EXPORT).
Una vez seleccionado el tipo ya podemos ver y crear manifiestos, los cuales visualizamos con su correspondiente número y fecha.
Para utilizar el panel nos manejaremos con el botón derecho del mouse, haciendo click en él nos aparecerá un menú contextual con las siguientes opciones:
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*No disponible en todas las versiones de Courier.
Para ingresar un manifiesto hacemos click en Nuevo, haciéndolo, aparece el siguiente formulario.
Completamos los datos...
Hacemos click en , el manifiesto quedará ingresado y ya lo podremos visualizar en el panel.
Para modificarlo, click en Modificar, o, teniéndolo seleccionado, click en el botón Modificar de la Barra de Botones, como se explicó aquí.
Haciéndolo aparecerá el formulario de manifiesto donde podremos editar los datos.
Confirmamos los datos clickeando , si hacemos click en , o en la cruz de cierre de ventana , los cambios no se guardarán.
Para eliminarlo, click en Eliminar, el programa nos preguntará a modo de confirmación si realmente queremos eliminar el manifiesto.
La opción Marcar como... nos lleva a un sub menú donde tenemos las opciones A Enviar a DNA y Sin Operación.
Con A Enviar a DNA preparamos el manifiesto para ser enviado a Aduanas, el ícono con forma de carpeta cambiará su color a rojo .
Con Sin Operación deshacemos cualquier operación de envío a Aduanas y el ícono de la carpeta quedará de color amarillo si el vuelo no está numerado o con tick verde si el vuelo se encuentra numerado.
La opción Actualizar DNA del menú contextual del Panel de Manifiestos, al igual que el botón Actualizar DNA de la Barra de Botones ya visto lo que hace es checkear en Aduanas y compara la información que muestra el sistema con lo que está declarado en el LUCIA. Si es pertinente, se actualizan los datos que figuran en el Courier.
En caso de no haber nada para actualizar, el mensaje es el siguiente:
En caso de haber conocimientos para actualizar el programa los procesará y al final nos mostrará cuantos fueron actualizados.
La opción Verificación no está disponible en todas las versiones de Courier, sirve para importar un archivo de extensión XLS ( Excel ). Lo que hace es abrir una ventana donde podemos ubicar el xls.
En este panel visualizamos las guías pertenecientes al manifiesto que tengamos seleccionado en el Panel de Manifiestos. Recordar, como vimos en esta sección, que si la guía no fue creada dentro de un vuelo quedará en Pendientes.
En la parte superior del panel tenemos tres posibilidades para filtrar la información mostrada.
Sirve para ingresar el número del conocimiento / guía que queremos encontrar.
Sirve para filtrar las guías por número de Master.
Sirve para filtrar los conocimientos por tipo de envío.
Al igual que en el Panel de Manifiestos, en el Panel de Guías usaremos el menú contextual al que accedemos con click derecho.>
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La opción Agregar del menú contextual del Panel de Guías hace lo mismo que el botón Nueva Guía que vimos cuando analizamos la Barra de Botones, abre el formulario de guía para ingresar los datos.
Llenamos los datos en la vista principal / pestaña Mercadería.
Pasamos a la pestaña Otras Descripciones.
Click derecho / Agregar.
Completamos los datos
Aceptamos
Pasamos a la pestaña Pagos
Click derecho / Agregar
Completamos los datos
Aceptamos
Luego pasamos a la última pestaña del formulario "Conocimiento", que es "Asociaciones".
Click derecho / Agregar.
Elegimos tipo de documento y Aduana, ingresamos el número, el año y confirmamos .
Luego de aceptar visualizamos la línea ingresada.
Para terminar click en y la guía quedará ingresada y visible en el panel.
La opción Modificar funciona igual que el botón Modificar de la Barra de Botones, lo que hace es abrir el formulario de la guía para poder cambiar los datos.
Al hacer click en la opción Eliminar nos aparecerá un cartel de confirmación para ver si realmente queremos borrar el conocimiento.
Importante saber que es posible seleccionar varias y eliminarlas en un solo paso.
Lo podemos hacer con las teclas Shift o Control (Ctrl), lo que hay que entender es la diferencia en el uso de ellas.
Mientras que Shift es para seleccionar guías que se encuentran de forma consecutiva, es decir, una a continuación de la otra, Ctrl se usa para seleccionar guías “salteadas”, es decir, que no se encuentran una a continuación de la otra.
Aquí ejemplos de la selección:
En ambos casos debemos dejar las teclas presionadas mientras hacemos la selección, ya sea con mouse o teclado.
Marcar como… en el Menú contextual de Guías cumple la misma función que en el Menú contextual de Manifiestos, sirve para indicar que queremos enviar a Aduanas ( A enviar a DNA ), o quitar cualquier operación que le haya sido asignada previamente ( Sin Operación ).
--> Click para ir a donde fue explicado <--
Dentro de la opción Modificar Operación encontramos tres posibilidades, Alta, Baja y Modificación.
Lo que hace es asignar la operación con la que va a ir la guía en el mensaje hacia Aduanas.
El item Asignar Master nos muestra en pantalla un cuadro de diálogo donde seleccionaremos del combo, o escribiremos, el número de master a asignar.
Función usada principalmente cuando debemos cambiar el master a varias guías. En lugar de ir guía por guía haciendo Click Derecho / Modificar y reescribiendo el dato, se seleccionan todas las guías a las cuales necesitemos asignarle el nuevo master y lo hacemos en un solo paso.
Acta nos permite regularizar cantidades declaradas de bultos y kilos.
Basta con escribir los valores correctos en el cuadro de diálogo que nos aparece al seleccionarla.
En bultos y kilos declarados están los valores actuales, los que queremos cambiar, y en bultos y kilos resultantes escribimos los valores nuevos, los correctos que queremos que figuren en Aduanas.
Click en Endoso nos muestra en pantalla el siguiente cuadro de diálogo.
Podemos seleccionar el cliente a quien endosar la guía en caso de que ya exista desplegando el combo Endosar a:, o agregarlo mediante el botón con el ícono de la hoja
Si hacemos click en nos abre el formulario de cliente nuevo:
Una vez seleccionado o agregado el cliente a quien queremos endosar:
Click en
Cambiar Tipo de Envío permite modificar entre tipo Documentos y Mercadería
Finalmente, sobre la parte inferior del programa vemos el Panel de íconos para drag & drop ( arrastrar y soltar ) y el Área de detalle de manifiestos y guías donde vemos información de guías seleccionadas, cantidad de bultos y kilos.
En este panel nos encontramos con los íconos
Al ícono Aduana arrastraremos los manifiestos que queramos transmitir.
El procedimiento consta de clickear y mantener presionado el botón izquierdo del mouse encima del manifiesto en el Panel de Manifiestos, arrastrarlo hasta el ícono Aduana y una vez que estemos encima, como se ve en la imagen que está a continuación, dejamos de presionar el botón del mouse.
Al soltar el botón aparece la ventana de confirmación de envío, Envio a Aduana
Click en el botónEnviar y la respuesta se mostrará en la columna Respuesta.
Con el ícono de Asociaciones realizamos el mismo procedimiento que para enviar altas, bajas o modificaciones de guías a DNA. La diferencia en este caso es que usaremos este ícono solamente cuando necesitemos asociar documentos como DUAs o Mensajes Simplificados.
Arrastrar al ícono Actas es lo mismo que elegir la opción Acta en el menú contextual del panel de guías, lo que ya fue explicado aquí
Soltando la guía arriba del ícono Actas desplegará la ventana para efectuar el acta.
Recordar que a lo que le hacemos acta es a la guía, NO al manifiesto, por ende lo que arrastramos a Actas es la guía desde el Panel de guías
En el caso de Impresión lo que se arrastra hacia el ícono es el manifiesto, y lo que hace es mostrar un reporte en formato html que debería ser visualizado en un navegador.
El ícono Asignar Master, al igual que el de Actas, es una opción que también tenemos disponible en el menú contextual de guías, sirven para lo mismo y nos llevan a la misma ventana:
De la misma manera que los íconos Actas y Asignar Master, la función del ícono Endoso es la misma que cumple la opción Endoso del menú contextual de guías.
Arrastramos la guía y al soltar aparece la ventana para elegir el cliente al que queremos endosar la mercadería.
El ícono Agrupar sirve para juntar aquellas guías que sean de Documentos. Seleccionamos las guías a agrupar y las arrastramos encima de este ícono.
Recordar que es una acción que debe ser realizada ANTES de numerar los conocimientos. NO se pueden agrupar conocimientos numerados. En caso de intentarlo el programa nos los notificará.
De hacerlo de manera correcta, es decir, agrupando conocimientos de Documentos que NO estén numerados lo que nos aparecerá será el formulario de ingreso de guías
Excel Reducida lo que hace es un reporte sencillo de las guías que contiene el manifiesto, con su número original y su número de DNA.
Al igual que en Impresión lo que se arrastra es el manifiesto.
Al seleccionar un manifiesto en el Panel de manifiestos veremos información relacionada ( cantidad de guías, bultos y kilos ) en el área de detalle de manifiestos y guías. Ejemplo:
La información que es mostrada depende de lo que tengamos seleccionado en ambos paneles ( Panel de Manifiestos y Panel de Guías ) .