Facturación Terrestre sistema integral de facturación terrestre

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ÍNDICE




CONFIGURACIÓN INICIAL

Para comenzar a utilizar el sistema debemos definir los datos necesarios para configurar la transmisión y otros aspectos importantes. A continuación explicaremos como ingresar / verificar dichos datos.

Configuración del Programa


Para acceder al formulario de configuración nos dirigimos a Archivo / Configuración, o presionamos la tecla F4.


Haciendo esto se abrirá el formulario "Configuración".


Los datos que vemos aquí serán establecidos por ImportSys al momento de la instalación del programa, cualquier duda o consulta sobre qué ingresar en los determinados campos comunicarse con soporte.

Como podemos ver el formulario "Configuración" se divide en tres solapas / pestañas, "Numeración y Comisiones", "Vías" y "Líneas de Factura".




En la pestaña Numeración y Comisiones establecemos diferentes parámetros como si queremos que la numeración de documentos ( Facturas, Recibos, Notas de crédito ) sea automática, en qué numero va a empezar, cantidad de copias, etc.


Continuando con las opciones a configurar nos encontramos con el área de comisiones donde tenemos una lista para seleccionar empresa, el cuadro de texto "Valor" para indicar porcentaje, además de los botones "Aplicar" y "Config. eFact".

El botón "Config. eFact" debe ser utilizado únicamente por personal de ImportSys. En tanto "Aplicar" lo utilizamos para confirmar el porcentaje de comisión asignado a cada empresa.

Por último en el campo "Empresa Fact." ingresamos el nombre de nuestra empresa.





Mediante click derecho accedemos al menú contextual que nos da las opciones de agregar, modificar y eliminar. Con estas opciones gestionamos las vías.





Esta sección debe ser configurada únicamente por personal de ImportSys.



BARRA DE MENÚES



Menú Archivo




Archivo Clientes


Desde Clientes podremos únicamente editar ( Modificar ) ya que la creación y borrado se deben gestionar desde el programa Terrestre.



Al ingresar en Modificar el programa primero que nada nos pide que elijamos de la lista el cliente que queremos modificar.


Lo elegimos:


Confirmamos con Aceptar y nos aparecerá el formulario "Clientes" donde tenemos los datos a modificar, que en este caso son la dirección, e indicar si es o no cliente de facturación mediante el check .



Archivo Conceptos


Al trabajar con Conceptos, a diferencia de Clientes, todo lo que creamos ( Nuevo ), editamos ( Modificar ) o borramos ( Eliminar ) lo hacemos aquí mismo en el Facturación Terrestre.




Mediante Nuevo accedemos al formulario "Concepto".


Escribimos el nombre del concepto, indicamos si corresponde IVA o no y confirmamos .





La idea aquí es la misma que vimos al modificar cliente, seleccionamos el artículo a modificar, editamos los datos y confirmamos .






Para eliminar un concepto el procedimiento consta de buscarlo, seleccionarlo y confirmar su borrado.







Archivo Tipos de cambio


Aquí establecemos el tipo de cambio. Ingresando en la opción nos aparece el formulario "Tipos de Cambio":


Para definir el tipo de cambio indicamos la fecha ( por defecto siempre aparecerá la fecha de hoy ) y clickeando en el botón y veremos lo siguiente:


Podemos establecer el arbitraje manualmente o de forma automática con el botón . Una vez establecidso los valores:


Por último confirmamos con .


Archivo Configuración (F4)


La configuración del programa ya fue explicada al principio de este manual.



Menú Facturas



Facturas Nueva


Click en Nueva nos abre el formulario "Factura".


Aquí simplemente empezamos a completar los datos, en primera instancia seleccionamos Cliente y Tipo CFE, ingresamos Fecha ( por defecto está la del día ), seleccionamos Pago, y por último ingresamos Vencimiento y elegimos Moneda. Ejemplo:


Luego pasamos a la lista donde cargamos los conceptos. Para esto nos manejamos con el menú conextual al que accedemos mediante click derecho.



Al clickear la opción Agregar nos aparece el formulario "Detalle":


Elegimos el concepto ( o no, se puede dejar vacío ) y llenamos los campos que necesitamos ( Descripción es obligatorio ):


Confirmamos con Aceptar y visualizaremos el concepto agregado a las líneas de la factura:





Haciendo click derecho sobre la línea y seleccionando Modificar ingresamos al mismo formulario "Detalle" pero ahora lógicamente con los datos que ingresamos previamente.


Editamos lo que necesitemos y confirmamos con





Con click derecho sobre la línea y opción Eliminar la borramos.


Finalmente llegamos al tercer sector del formulario:


Aquí, de forma opcional, indicamos Referencias ( por ejemplo podríamos ingresar número/s de CRT facturado/s ) y por cuenta y orden de quién es la factura. Tenemos el cuadro de texto "Adenda" para ingresar observaciones y por último la opción de seleccionar CRT donde elegimos CRT a facturar.

Cuando presionamos el botón Seleccionar CRT nos aparece un formulario donde elegimos empresa y CRT. El cliente estará ya cargado porque por defecto nos muestra el de la factura.


Cargamos los datos:


Confirmamos ( Aceptar ).


Una vez ingresados todos los datos visualizamos el formulario de la siguiente manera:


Para confirmar la creación de la factura presionamos



Facturas Modificar


Desde aquí podemos modificar facturas. Al ingresar en esta opción nos aparecerá el formulario "Modificar factura" donde simplemente tenemos que elegir el tipo de factura e ingresar el número para acceder a ella.




Facturas Duplicar


Utilizamos esta opción para duplicar facturas, es decir, para crear una nueva con la misma información que una creada previamente.


Ingresamos el número de la factura que queremos repetir:


Y nos trae el formulario "Factura" con los datos de la factura que estamos duplicando:



Facturas Imprimir


Para imprimir misma idea que para duplicar, debemos seleccionar tipo de documento e ingresar número de factura.



Seleccionamos el medio de impresión a utilizar.


Click en y hacemos la impresión.


Facturas Exportar Impresión


Mediante esta opción podemos adjuntar la factura en el cliente de correo de forma de mandarla por e-mail.


Ingresamos el número:


Presionamos y nos abre el cliente de correo predeterminado.


Facturas Exportar Impresión Lista


Al ingresar en esta opción el programa nos muestra el formulario "Seleccione Facturas a Exportar".


Seleccionamos cliente, moneda, indicamos rango de fecha y hacemos click en .

Haciendo esto el programa nos mostrará todas las facturas existentes para ese cliente, en ese rango de fecha, con esa moneda:


Marcamos la/s facturas que queremos exportar ( tener en cuenta que con el check " Todas" las podemos seleccionar todas sin tener que hacerlo una por una ) y confirmamos la operación con .


Facturas Importar Impresión


Esta función es para uso del personal técnico de ImportSys.


Facturas Envío DGI (F5)


Aquí seleccionamos aquellas facturas que tenemos para enviar a DGI. Al ingresar en esta opción ( mediante click o F5 ) vemos el formulario "Enviar Factura a DGI".



Facturas Actualizar Saldos


En ocasiones luego de muchas operativas contables pueden aparecer inconsistencias por temas informáticos. Actualizando saldos las corregimos.

Nos dirigimos a Facturas / Actualizar Saldos Por cliente...


...y lo único que tenemos que hacer es marcar el/los cliente/s que queremos actualizar y confirmamos .


Opcionalmente podemos indicar que queremos actualizar todas las facturas de cada cliente seleccionado.


Menú Recibos



Recibos Nuevo


Este es el formulario de creación de recibos ( Recibo ).


Al igual que en facturas, primero que nada elegimos cliente. Acto seguido, en la primera mitad del formulario podemos elegir facturas a pagar o cargar conceptos de entregas a cuenta:


Las opciones Modificar y Eliminar lógicamente aplican a conceptos ya cargados en el recibo, como lo que estamos viendo ahora es la creación del recibo los omitiremos y pasaremos a las opciones A Cuenta, Comisión y Facturas pendientes.




Clickeando esta opción accedemos al formulario "Detalle", igual al visto al explicar los conceptos en las facturas


Completamos el formulario:


Confirmamos y vemos el concepto de la entrega a cuenta cargado.




Con esta opción indicamos la comisión a aplicar a cada concepto.




Presionando este botón accedemos a las facturas pendientes de pago que tenga el cliente que tenemos seleccionado. Antes que nada tenemos que seleccionar la moneda:


Una vez seleccionada la moneda clickeamos el botón y nos aparece el formulario "Listado de Facturas pendientes"


Marcamos la factura, confirmamos con y visualizaremos la cancelación de factura en el recibo:


Si quisiéramos la cancelación la podríamos hacer parcial, para ello entra en juego la opción Modificar del menú contextual. Utilizándola podemos editar el importe que por defecto es el del total de la factura.


Accedemos al formulario "Detalle":


Modificamos el importe:


Confirmamos y ahora la cancelación de la factura será parcial:


Pasando a la segunda mitad del formulario nos encontramos con las formas de pago.



Al ingresar en Agregar nos aparece para completar el formulario "Forma de Pago"


Completamos los datos...


Confirmamos con y visualizaremos el método de pago cargado:





Con esta opción accedemos al formulario Formas de Pago para poder editar aquellos datos que queremos cambiar.




Por última la opción Eliminar la usamos para quitar la forma de pago.


Recibos Modificar


Para modificar un recibo bastará ingresar el número del que queremos editar.





Recibos Eliminar


Para anular un recibo misma idea que para modificarlo, solo tenemos que indicar el número de cual queremos borrar.



El programa nos pedirá confirmación.


Y nos informará del resultado de la operación.



Recibos Imprimir


Aquí aplica misma modalidad que para modificar o eliminar, simplemente ingresamos el número de recibo



Recibos Exportar Impresion Lista


Misma idea que lo explicado para facturas, ingresamos en esta opción y vemos el formulario "Seleccione Recibos a Exportar".


Elegimos cliente y moneda, indicamos el rango de fecha y presionamos el botón Buscar:


Marcamos el/los recibos que queramos exportar y confirmamos con Aceptar.


NOTA: Tener en cuenta que con el check Todas podemos marcar todos los recibos de la lista para no tener que marcarlos uno por uno.


Recibos Importar Impresion


Al igual que lo visto en facturas, esta opción será utilizada únicamente por personal de ImportSYs.



Notas de crédito



Notas de crédito Nueva


Para crear una Nota de Crédito (N.C.) debemos venir aquí, a Nueva, lo cual nos dirige al formulario "Nota de crédito":


El procedimiento de creación de una nota de crédito es similar al de creación de recibo. Podemos agregar items, conceptos, o facturas a las cuáles afectar la nota.

Empezamos a completar los datos Cliente, Tipo CFE y Moneda:


Una vez ingresados esos datos podemos utilizar el menú contextual de la lista para cargar los items / conceptos o podemos seleccionar Facturas Pendientes. A continuación vamos a analizar la primera alternativa.

Para cargar items a la nota utilizamos el menú contextual al que accedemos mediante click derecho.




Luego de presionar Agregar nos aparece el formulario "Detalle de Item":


NOTA: El botón es para crear un nuevo concepto.


Completamos los datos:


Confirmamos con y vemos el item agregado.


Luego de cargados el/los conceptos, si corresponde, ingresamos observaciones en el campo de texto "Adenda" y ya estamos listos para numerar la nota.


Click en y numeramos la N.C.






Con Modificar accedemos al mismo formulario "Detalle de Item" que vimos en el punto anterior, de forma que podamos editar lo que necesitemos cambiar.


Confirmamos con o descartamos con





Con Eliminar sencillamente quitamos el item. El programa nos solicitará confirmación:





Ahora pasamos a explicar la otra alternativa, que consiste en elegir facturas a saldar ( total o parcialmente ) con la nota que estamos creando.

Al clickear el botón Facturas Pendientes vemos el formulario "Listado de Facturas pendientes"


Marcamos la factura a afectar y confirmamos .


Notas de crédito Modificar


Mismo procedimiento que para modificar facturas o recibos. El programa nos solicita que ingresemos el número:


Lo ingresamos:


Accedemos al formulario donde podemos modificar la nota:



Notas de crédito Imprimir


Para imprimir, igual que para modificar, el programa nos pide el número...


...lo ingresamos...


...click en y elegimos impresora...


...click en y confirmamos la impresión.


Notas de crédito Exportar Impresión Lista


Esta opción del menú muestra en pantalla el formulario "Seleccione Notas de Crédito a Exportar".


Elegimos cliente, moneda, fecha y click en .


Marcamos la/las notas ( para marcar todas click en el check Todas ) a exportar y aceptamos .


Notas de crédito Importar Impresión


Tanto como pasa con facturas y recibos, esta opción del menú Notas de Crédito no es para uso del usuario sino para configuración por parte del personal de ImportSys.


Notas de crédito Envio DGI


El programa nos solicita el número:


Lo ingresamos:


Y confirmamos con Enter o click en .


Listados



Listados Operaciones


Lo primero que vemos es el formulario "Operaciones":


Aquí podemos listar documentos emitidos en un período dado. El procedimiento es bien sencillo:

Primero que nada seleccionamos la operación, donde las opciones son:


Luego la moneda, que puede ser:


Y por último indicamos el rango de fecha y si queremos incluír facturas anuladas o no .


Una vez cumplidos estos pasos click en y vemos el resultado en la lista:


Estos resultados que obtenemos los podemos visualizar en formato HTML ( habitualmente visualizamos estos archivos en el navegador ) si usamos el botón , o en formato de Excel si usamos el botón .


Tener en cuenta que al usar el botón el programa nos dará a elegir qué campos queremos visualizar:


Mediante doble click encima del ícono que se encuentra delante del nombre del campo cambiamos de habilitado ( ) a deshabilitado ( ) y viceversa. Aquellos campos con el ícono los veremos en el reporte y aquellos campos con el ícono no aparecerán.


Listados Facturas


La segunda opción que tenemos en el menú Listados es Facturas , la cual es un sub-menú donde tenemos más opciones, la primera de ellas es Afectaciones de facturas.


Listados Facturas Afectaciones de facturas


Aquí, como dice el nombre de la opción, consultamos las afectaciones de las facturas. Lo primero que nos aparece es el formulario "Afectaciones de facturas".


Aquí tendremos que elegir rango de fechas, cliente, moneda y opcionalmente podemos indicar si queremos mostrar documentos anulados y solamente aquellas facturas que tengan saldo.


Confirmamos con y visualizamos el listado:


Con visualizamos el listado en Excel y con lo visualizamos en formato html ( habitualmente en el navegador predeterminado ).


Listados Facturas Facturas DGI


Esta opción es para listar facturas DGI en un período de tiempo determinado.


Lo único que tenemos que hacer es establecer el rango de fechas, marcar los documentos a listar ( Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito ), indicar si queremos ver solo facturas con IVA y finalmente elegir el formato del reporte, el cual puede ser tipo texto ( habitualmente visualizamos este tipo de documentos con el programa Bloc de Notas ) o tipo Excel.

Confirmamos clickeando el botón Listar.


Listados Facturas Facturas con saldo


Como el nombre lo indica esta opción del menú es para listar todas aquellas facturas que tengan saldo. El formulario es el sigueinte:


Elegimos la moneda, establecemos el período y, opcionalmente, indicamos por cuenta y orden de quién. Click en


Si clickeamos el botón el programa nos da a elegir la impresora.



Listados Facturas Buscar por cliente


Esta opción la utilizamos para listar todas las facturas de un cliente determinado en un período dado. Tener en cuenta que sino elegimos un cliente nos traerá todas las facturas de todos los clientes en el período establecido.

También podemos marcar si queremos ver solo facturas con saldo.



Con el botón vemos un reporte HTML.


Listados Facturas Buscar por contenido


Esta funcionalidad del programa nos ayuda a encontrar una factura cuando no contamos con el número. Sirve para ubicar facturas por contenido, ya sea por alguna referencia ( ejemplo número de CRT ) o línea de factura.



Primero que nada elegimos si vamos a buscar por REFERENCIAS o LÍNEAS DE FACTURA, escribimos el texto a buscar en el campo "contiene.." y click en .


Con vemos el listado en html.

Listados Facturas Vencimiento de Facturas


Con este listado buscamos facturas según fecha de vencimiento. Establecemos el período ( Por cuenta y orden de es opcional ) y click en .



Con obtenemos el reporte en Excel y con el botón lo hacemos en html.


Listados Facturas Facturas Anuladas


Finalmente el último listado del sub-menú Facturas es para buscar facturas anuladas.


Elegimos rango de fechas, moneda y click en



Tener en cuenta que con el botón obtenemos reporte html.


Listados Cobranzas


En el formulario "Cobranzas" elegimos el período y la moneda:



Con el botón accedemos al reporte en Excel y con el botón lo vemos en formato html.


Listados Cálculo de Comisiones


Acá podemos ver las comisiones totales en un rango de fecha dado.


Elegimos el rango de fechas, la moneda y el cliente y click en .


Con el botón exportamos los resultados a un documento .doc ( extensión habitualmente utilizada con el programa Microsoft Word ) y con el botón exportamos a Excel.


Listados Clientes


Esta opción la utilizamos para imprimir un listado de aquellos clientes que tienen facturas.


Definimos el rango de fechas y click en el botón para luego elegir impresora.


Listados Referencias


Opción en desarrollo, temporalmente no funcional.


Listados Detalle de Cobranzas


Opción en desarrollo, temporalmente no funcional.


Listados Cheques Diferidos


Para obtener un reporte de cheques diferidos utilizamos esta opción.


Establecemos el rango de fechas y utilizamos los botones y . El primero nos exporta el reporte a y el segundo nos da a elegir impresora para realizar la impresión.


Listados Saldo Clientes


Con esto vemos un listado de los saldos de todos los clientes a una fecha dada y con una moneda determinada.


Opcionalmente podemos marcar Incluir clientes sin saldo.


El botón nos muestra el reporte en formato html.


Listados Resumen de Deudores


Para ver quiénes nos deben usamos esta función.


Con el botón exportamos el listado a un archivo .doc y con el botón a html.


Listados Recibos a Cuenta


Mediante Recibos a Cuenta vemos todos los recibos a cuenta emitidos a la fecha.


Con vemos el listado en html.


Listados Crts no facturados


Finalmente la última opción del menú nos muestra los conocimientos ( CRT ) que no han sido facturados en el rango de fechas indicado.


Elegimos la empresa, establecemos el rango de fechas y click en . Notar que podemos indicar que nos liste también los facturados mediante check en "Facturados".


Con generamos un html con el listado que vemos en pantalla, y con exportamos a .


NOTA: Al hacer click en el programa nos da a elegir los campos que queremos visualizar en él.


Por defecto todosd los campos vienen habilitados para mostrarse ( ) pero mediante doble click podemos determinar que algunos no aparezcan ( ). Por ejemplo en este caso no formaría parte del reporte el campo Estado.


Por último mencionar que el check "Mostrar número de registro" sirve para ver los renglones del reporte numerados.



Menú Acerca



Acerca Novedades


Con Novedades accedemos a lo nuevo que trae la versión del programa que tenemos instalada. Esto está publicado en la página de ImportSys pero solo es accesible desde aquí.


Acerca Acerca de...



Este ítem del menú nos muestra información diversa como la versión del programa, contacto con ImportSys, sitio web, etc.




BARRA DE BOTONES

Finalmente llegamos a la Barra de botones, donde tenemos la posibilidad de ingresar más rápido a la creación de los principales documentos y al listado de Cuenta Corriente.


Los botones que vemos aquí, Nueva Factura, Nuevo Recibo, Nueva Nota de Crédito, Cuenta Corriente, Cobranzas y Detalle Factura no suponen funciones distintas a las analizadas en la barra de menúes, simplemente, como mencionamos en el párrafo anterior, nos permiten un acceso más directo.


La función de este botón es equivalente a ingresar en Facturas / Nueva.


La función de este botón es equivalente a ingresar en Recibos / Nuevo


La función de este botón es equivalente a ingresar en Notas de Crédito / Nueva.


Con este botón accedemos al detalle de cuenta corriente de un cliente determinado. Al clickearlo nos aparece el formulario "Cuenta Corriente".


Elegimos el rango de fechas, el cliente y la moneda.


Y al hacer click en o presionar Enter visualizamos el listado:


Con los botones y obtenemos una planilla Excel o texto html respectivamente.


La función de este botón es equivalente a ingresar en Listados / Cobranzas.



La función de este botón es equivalente a ingresar en Listados / Facturas Buscar por cliente.